Zgodnie z Zarządzaniem Rektora nr 34 z dnia 25 listopada 2010 r. jednostki organizacyjne PK zobowiązane są do przedłożenia w Dziale Badań Naukowych informacji nt planowanej organizacji konferencji, seminarium lub sympozjum, przed podjęciem jakichkolwiek zobowiązań finansowych. Po zakończeniu konferencji, należy także złożyć sprawozdanie z zorganizowanego wydarzenia, zgodnie z ustalonym wzorem. Sprawozdanie to stanowi podstawę do wprowadzenia konferencji do systemu POLON.